Posted tagged ‘Gmail’

Sikkerhetskopiering av Gmail – veiledning

17.12.20

Innledning

Googles nettleser-baserte Gmail-appliksjon har ingen innebygde mekanismer for sikkerhetskopiering av epost. Det finnes imidlertid flere gratis-applikasjoner som kan gjøre jobben, altså kopiere epost som filer til mapper på PCen eller i nettskyen. Ulempen med mange av dem er at disse epost-filene må importeres igjen til Gmail eller andre applikasjoner for å bli lest og behandlet. Jeg synes det «gamle» og frittståend epost-programmet Thunderbird, som fortsatt ajourføres og utvikles, gir en utmerket løsning:

  • I Thunderbird er det mulig å logge seg på Gmail-kontoen, slik at det blir mulig å gjøre alt det man vanligvis gjør i Googles nettbaserte Gmail-applikasjon, bl.a. lese, besvare, arkivere og skrive og sende nye eposter. Jeg vil nok fortsatt bruke Googles applikasjon til daglig, men funksjonaliteten til Thunderbird gjør den til en velegnet applikasjon for sikkerhetskopiering.
  • Thunderbird kan nemlig lagre kopier av epostene som filer i lokale mapper på PCens interne lager (platelager eller tilsvarende), og det er også mulig å sende disse mappene/filene til eksternt lager eller opp i nettskyen.
  • Det som er det fine, er at de sikkerhetskopierte epost-filene er tilgjengelig for Thunderbird akkurat på samme måte som de originale epostene, de kan søkes opp, leses og behandles på vanlig vis.

Denne veiledningen gjelder bruk av Thunderbird for sikkerhetskopiering av epost på en Windows-basert PC. Det finnes også en mer ufyllende bruksanvisning, heretter omtalt som «bruksanvisning».

Installasjon

  • Thunderbird er i prinsippet en gratis applikasjon uten plagsomme tredjeparts-annonser, men i løpet av installeringen har du mulighet til gi et pengebidrag.
  • Klikk på lenken for å hente installasjonsfilen og en veiledning for installeringen (se også den nevnte bruksanvisningen).
  • Når Thunderbird er installert, må du også installere utvidelsen ImportExportTools, slik det er beskrevet i bruksanvisningen.
  • Deretter må du knytte Thunderbird til Gmail (se bruksanvisningen).

Sikkerhetskopiering

  • Start Thunderbird. Da dukker det opp et vindu hvor du blir spurt om du ønsker at Thunderbird skal være standardapplikasjon for Gmail m.m . Jeg anbefaler at du avviser det, slik at du til alminnelig bruk holder deg til den vanlige, nettbaserte versjonen.
  • Hvis du ikke allerede har gjort det, må du etablere lokale mapper på PCen for sikkerhetskopiene, for eksempel «Sendt» og «Arkiv» for henholdsvis sendte og arkiverte eposter (og evt. andre mapper som du har behov for). Det gjør du ved å høyreklikke på «Lokale mapper» (eller tilsvarende hvis du har valgt engelsk eller et annet språk) i menyen til venstre på skjermen. Velg deretter «New Folder…» i menyen som dukker opp.
  • Velg så øverst i feltet til venstre den Gmail-mappen du vil sikkerhetskopiere fra. Marker de aktuelle epostene (eller marker en av dem og trykk Ctrl-A for å velge alle). Høyreklikk så en av de markerte epostene og velg «Copy To» > «Lokale mapper» og deretter den mappen hvor kopiene skal lagres. Deretter begynner sikkerhetskopieringen, som kan ta veldig lang tid hvis du har valgt mange eposter. Følg med på linjen nederst i skjermbildet for å se forløpet. La Thunderbird stå urørt til alt er ferdig.
  • Gjenta foregående punkt for andre Gmail-mapper.
  • Hvis du senere vil sikkerhetskopier flere nyere eposter fra Gmail-mappene, må du passe på bare å velge de nye epostene, ellers vil Thunderbird også kopiere omigjen de du tidligere har kopiert. Før derfor en logg over dine sikkerhetskopier. Alternativt kan du etablere nye lokale mapper for de nye sikkerhetskopiene, men da kan du ende opp med et nokså uoversiktlig mappesystem.

Sikkerhetskopier på eksterne medier

  • Hvis du ønsker å ha kopier av de sikkerhetskopierte epostene på et eksternt lagringsmedium eller i nettskyen, kan du høyreklikke på en mappe under «Lokale mapper»  og velge «ImportExportTools NG» > «Export folder» og deretter spesifisere hvor mappen skal lagres.
  • For senere å kunne jobbe med eksporterte eposter som du kanskje har valgt å slette fra Gmail, må du igjen importere dem igjen til Thunderbirds lokale mapper på PCen. Da bruker du også det samme «ImportExportTools NG».

For mange eposter?

Google lar den nettleser-baserte Gmail-applikasjonen lagre epostene i et skylager hvor også fotografier og annet blir lagret. Når den kostnadsfrie plassen på 15 GB er brukt opp, har du to muligheter, enten å frigjøre plass eller betale for mer lagringsplass. Thunderbird og lokale mapper kan være løsningen dersom du velger å frigjøre plass: Kopier store deler av sendte og arkiverte eposter til lokale mapper på PCen ved hjelp av Thunderbird og slett så disse epostene fra Gmail. Som nevnt ovenfor blir disse epostene fortsatt tilgjengelig gjennom Thunderbird, og Gmail-applikasjonen får plass til flere eposter. Voilà!